第一章 总则

第一条 为贯彻落实教育部《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部 国家档案局 令 第27号），加强我校学生档案管理工作，促使学生档案管理工作制度化和规范化，结合我校实际情况，特制定本办法。

第二条 学生档案是反映学生在校期间关于德、智、体、美、劳及家庭政治、经济状况等方面的个人档案材料。学生档案是学校培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。

第三条 学生档案管理工作，是一项常规性的基础工作，是我校档案管理工作的重要组成部分。学生档案管理必须坚持统一管理的原则，确保学生档案的完整性、准确性和安全性。

第二章 档案管理职责分配

第四条 成立学生档案室，隶属学校教务处。各系（院、部）要配备专人负责学生档案管理工作，班主任是具体落实学生档案收集和管理工作的直接责任人。

第五条 新生档案，由各系（院、部）负责接收，按班级整理装入档案袋。新生档案若有缺失，各班主任要及时将有关信息反馈给学生本人，催促其尽快查找或回原学校补齐相关档案材料。毕业生档案材料应在每年毕业生派遣前一个月内归档完毕。各系（院、部）将完整的学生档案汇总造册，履行相关交接手续，及时移交给学校教务处学生档案室统一存放管理。

第六条 学生档案室工作职责

（一）制定学生档案管理规章制度；

（二）接收、鉴别和整理学生档案工作；

（三）做好学生档案的保密和保管工作；

（四）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生档案资料；  

（五）办理其它有关学生档案工作事项。

第三章 档案归档范围及分类

第七条 归档的学生档案，必须客观地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关情况，对部门及个人当前和长远具有重要参考价值和凭证作用。

第八条 归档材料分类及内容

（一）录取材料：学生高中阶段学籍档案；

（二）入学材料：新生入学登记表、入学体检表等；

（三）学习材料：军训鉴定表、学生成绩表、表彰奖励等材料；

（四）毕业材料：实习鉴定表、毕业生登记表、学生体检表、就业报到证等材料；

（五）处分材料：在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律的处分材料；

（六）组织材料：在校期间党、团等材料；

（七）变更材料：休学、退学、转学、转专业、出国等证明材料，姓名、出生日期更改等材料；

（八）可供组织参考的其他材料。

第四章 档案收集与要求

第九条 档案管理人员要将收集的学生档案材料进行认真鉴别，要做到档案材料真实、完整、齐全、文字清楚。

第十条 归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。不属于归档材料，退还至材料的来源单位。

第十一条 凡收集的归档材料，要按归档内容进行分类整理，装入统一的学生档案袋。档案袋上必须注明学生姓名、专业、班级及学号，并按照学号的先后顺序排放。

第十二条 学生档案材料，必须使用办公用纸或学校规范表格，必须用蓝色或黑色签字笔书写，不能用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水笔书写，也不能用复写纸书写。

第十三条 学生档案信息记载要准确、规范。要求各种档案资料上的姓名、出生年月一致，照片要求是近照，反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实，并填写清楚。

第十四条 学生档案材料由班主任负责收齐整理，确保档案信息真实、准确。各系（院、部）要对学生档案信息进行审核，对不符合归档要求的学生档案材料要求整改后再归档。所有学生档案材料由教务处统一审定后归档。

第五章 档案保管与保护

第十五条 根据安全保密和便于查找的原则，学生档案室对学生档案进行严密、科学地保管。

（一）学校设立专门学生档案室，用铁皮档案柜存放学生档案，达到防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等要求，并经常检查。

（二）保持档案室的清洁和室内适宜的温湿度。

（三）学生档案室统一保管学生档案，建立登记管理制度，及时发现问题并解决问题。

第十六条 学校将不断研究和改进学生档案的管理方法和保护技术，实现科学化、标准化和现化化管理。

第六章 档案的利用

第十七条 查阅和借用档案，应遵守的规定和原则

（一）各系（院、部）只能查阅本单位学生档案。查阅学生档案应由各系（院、部）负责人签字，经学校教务处审批同意后方可查阅；外单位人员（用人单位或特殊情况）需要查阅学生档案的，须持本单位介绍信和有关身份证明，经主管校领导签字同意后方可查阅。在查阅学生档案时，档案管理员必须在场。

（二）查阅档案的单位或个人不得擅自拍摄复制档案的内容，确因工作需要利用档案材料取证的，须经主管校领导批准，方可复制拍摄。

（三）学生档案，一般不得借出。若有特殊情况必须借出档案使用时，须说明理由，经主管校领导批准，并严格履行借出手续。借出时双方要审核档案中的材料，并签字确认。借出时间一般不得超过7天（含休息日）；借出档案不得擅自转借他人。

（四）查借阅学生档案必须严格遵守保密制度，严禁拆卸、涂改、圈划、批注、抽取和撤换档案材料。

（五）所有档案的查阅和借用必须进行详细的登记，严格审核查阅、借用者资质及审批手续。

第十八条 毕业学生查询档案去留情况，应出具相关证明，办理登记手续后进行查询。

第七章 档案的转递

第十九条 学生休学、留级、退学、转学、毕业（结业、肄业）等学籍变动发生后，应当及时办理档案转递手续。学生档案在校外转递必须使用统一印制的专用档案袋，经严格密封后通过机要邮局寄送、转递，必要时可派专人送取，不得以普通函件邮寄或交由本人自带。

第二十条 当年未报到入学的学生，其档案由学校转回生源所在地招生部门。

第二十一条 在校内跨专业、跨系（院部）转学的学生，学籍管理部门应当在学生学籍变更后，及时将学生学籍变更通知书送达有关教学单位；有关各系（院、部）在接到学生学籍变更通知书后，安排相关班主任履行相关手续，重新整理学生档案。

第二十二条 转到其他学校学习的学生，有关各系（院、部）应当在接到学生转学通知后及时开具证明，由教务处办理学生档案转递手续。通过机要邮局寄发的，自寄发之日起一个月未收到回执者，教务处应与档案接收单位联系，加以确认。

第二十三条 由其他学校转入我校的学生，由教务处接受档案，经核对无误后及时将回执寄回对方，再将学生档案转交所属各系（院、部）整理后存档。

第二十四条 休学学生的档案应作非在校学生档案妥善保存，学生复学后，应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。

第二十五条 留级学生的档案，每学年各系（院、部）在接到教务处通知后，将其档案转到所留班级并上名册，并将原所在班级的名称注销并说明原因。

第二十六条  申请自费出国或主动申请退学的学生，其档案由学校征求学生本人意见后，按有关规定转给有关公共就业和人才服务机构代管。 

第二十七条 退学、开除学籍处分的学生，按有关规定将其档案转给学生本人生源地的公共就业和人才服务机构。

第二十八条 学生在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由学校学生档案室保管，刑满释放、解除劳教或重新就业的，档案即按有关规定转给学生所在单位或学生本人生源地的公共就业和人才服务机构。

第二十九条 学生因故失踪、死亡、出国不归等原因导致档案无法转递而滞留的，经证实，学校为其保管档案两年，两年后按有关规定将其档案转给学生本人生源地的公共就业和人才服务机构或核销。

第三十条 毕业生档案的转递工作，由招生就业处和教务处按有关规定组织实施。毕业离校时已就业的毕业生，按有关规定将其档案转给学生本人所在的就业单位或就业单位所在的公共就业和人才服务机构。

第三十一条 对毕业离校时未落实工作单位的毕业生，学生本人要求档案保留在学校的，由本人提出申请，学院领导签字，方可保留在学校学生档案室二年。超过二年的学生档案即按有关规定转给学生本人生源地的公共就业和人才服务机构。

第三十二条  学生入学录取名册、入学登记表、在校学生成绩表、学生毕业名册（毕业证领取签字表）等材料由教务处学生档案室移交给学校档案馆永久保存，作为后期学生档案查询和补办相关证明时调用。

第八章 附则

第三十三条 现行法律、法规及政策未明确规定且本办法未尽事项，以主管校领导批复为准。

第三十四条 本办法适用于荆门职业学院学生。

第三十五条 本办法自发布之日起施行，本办法由学校教务处解释。